Baggrund
Da du er ansat i Olivia Danmark, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger som kan koble en person til et f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger m.v.
Ansvarlige for disse personoplysninger er:
Olivia Danmark, CVR 27983235
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Hvis du er ansøger til et job hos os, bedes du også læse privatlivspolitikken for jobansøgere her.
Hvis du er ansat og deltager i et webinar eller kursus under din ansættelse, bedes du også læse privatlivspolitikken for dette her.
Sådan får vi dine personoplysninger
Vi får dine oplysninger primært fra dig selv. Du afleverer f.eks. oplysninger til os under den forudgående rekrutteringsproces, eller under din ansættelse, eksempelvis uddannelsesbeviser, kontooplysninger til lønudbetaling, portrætfotos til hjemmesiden, lægeerklæringer ved længerevarende sygdom, m.v.
Hertil kommer at vi også modtager din adresse fra offentlige myndigheder (CPR-registret), så vi kan udbetale din løn.
Formålet med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:
- Evaluering og udvikling af virksomheden, herunder statistiske formål
- Administration af din ansættelse for at kunne løse HR-opgaver og personaleadministration, herunder din pension, arbejdsgiverforsikring, ansættelseskontrakt, udbetaling af løn og din professionelle udvikling
- Overholde vores forpligtelser efter arbejdsmiljølovgivningen og udlændingelovgivningen
Hvilke personoplysninger
Vi behandler kun nødvendige personoplysninger, der er nødvendige for din ansættelse:
- Almindelige oplysninger: navn, adresse, kontaktoplysninger (mail og telefonnummer), medarbejder-nr., ferieforhold, sproglige kompetencer, stillingsbetegnelse, uddannelsesbevis(er), sygefravær, MUS-samtaler, disciplinærsager, skatteoplysninger, portrætfoto til hjemmesiden (kun funktionærer), anciennitetsdato, autorisations-ID (hvis det er et krav i forhold til den opgave, du udfører hos os), registreringsnummer på bil (hvis du har parkeringstilladelse hos os, får kørselspenge fra os eller anvender én af vores biler i dit arbejde) og lønoplysninger.
- Særlige kategorier af oplysninger: Personnummer til identifikation, når vi skal indberette oplysninger om din løn, tilmelde dig vores pensionsordning og ved din tilmelding til vores sundhedsforsikring og straffe/og børneattester, hvis du er ansat som medarbejder ude i vores ordninger, kopi af pas og kopi af opholdstilladelse/arbejdstilladelse, såfremt du ikke er nordisk statsborger
- Følsomme oplysninger i tilfælde af, at det har betydning for ansættelsen. Dette er eksempelvis tilfældet, hvis du selv oplyser, at du har visse skånebehov eller er ansættes i fleksjob, du bliver gravid eller længerevarende syg under din ansættelse, eller det er nødvendigt for at fastlægge et retskrav i forbindelse med en eventuel arbejdsskade. Ved tvister kan vi også få oplyst dit medlemskab af en fagforening, såfremt fagforeningen henvender sig til os.
Lovlig grundlag for behandling af almindelige personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger efter følgende behandlingsgrundlag:
- Aftale; Vi behandler personoplysninger som følge af den ansættelsesaftale, vi har indgået med dig, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b. Er du ansat på overenskomst mellem Olivia Danmark og en faglig organisation, kan vores behandling af dine personoplysninger også udspringe af krav i overenskomsten, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.
- Retlig forpligtelse; vi behandler personoplysninger på baggrund af lovkrav. Det kan eksempelvis være efter bogføringsloven i forbindelse med din løn, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c.
- Interesseafvejning; vi behandler dine personoplysninger for i øvrigt at kunne varetage administrationen af din ansættelse og udvikle vores virksomhed, eksempelvis ved registrering af fravær eller registrering af efteruddannelse og under MUS-samtaler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
- Samtykke: I nogle få tilfælde anvender vi samtykke som behandlingsgrundlag, eksempelvis i forbindelse med portrætfotos af medarbejderne (funktionær), jf. databeskyttelsesforordningen, jf. artikel 6, stk. 1, litra a.
Lovligt grundlag for behandling af særlige typer af personoplysninger
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 er hjemmel ved behandling af personnummer, da eksempelvis skattelovgivningen påkræver det til identifikation.
- Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 er hjemmel ved indhentelse af straffe- og børneattest. Attesterne opbevares ikke hos Olivia Danmark efter modtagelsen.
Lovligt grundlag for behandling af personfølsomme personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger efter følgende behandlingsgrundlag:
- Behandling af følsomme oplysninger kan ske, hvis det er nødvendig for overholdelsen af den vores arbejdsretlige forpligtelser eller dine specifikke rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2 og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. udlændingelovens krav om opholds- og arbejdstilladelser. Er du ansat på overenskomst mellem Olivia Danmark og en faglig organisation, kan vores behandling af dine personoplysninger også udspringe af krav i overenskomsten, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.
- Samtykke; I visse tilfælde vil vores behandling af dine følsomme personoplysninger bero på et samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a. Denne hjemmel anvendes eksempelvis med henblik på at videregivelse oplysninger om graviditet eller længevarende sygdom til dine nærmeste kollegaer.
- Fastlæggelse af retskrav; behandlingen af dine personfølsomme data er nødvendige for at leve for, at kunne fastlægge et retskrav, eksempelvis i forbindelse med en eventuel arbejdsskade eller sygedagpenge, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.
Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Dine kontaktoplysninger kan blive delt med andre end din arbejdsgiver, og der vil altid være et gyldigt retsgrundlag herfor. Som en del af dit ansættelsesforhold vil dine personoplysninger deles med Team Olivia (såsom HR- og løn-afdelingen), og såfremt du er funktionær-ansat vil dine kontaktoplysninger blive delt med hele Team Olivia Koncernen). Derudover kan dine oplysninger blive delt internt med kollegaer i Olivia Danmark, skattemyndighederne, pensionsselskabet tilknyttet vores virksomhed (i tilfælde af at din ansættelse er pensionsberettiget) og med eksterne IT-systemleverandører (eksempelvis vores omstillings- og lønsystem). Derudover kan de også efter omstændighederne deles med:
- Kunder, leverandører og samarbejdspartnere, som du skal i kontakt med gennem din ansættelse
- Myndighederne - eksempelvis vedrørende sygdom, ferie og barsel
- Myndigheder/virksomheder, der udfører revision af eller tilsyn med Olivia Danmark
- Borgeren og eventuelt dennes pårørende, såfremt du skal arbejde med støtte og omsorg til en borger hos Olivia Danmark
- Forsikringsselskabet tilknyttet Olivia Danmark
Modtager af persondata uden for EU
Olivia Danmark overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
- England (sikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c.
Overførslen til sikre tredjelande vil ske på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 45, stk. 1, hvormed Europa Kommissionen har vurderet, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Udover grundlaget for overførslen, har Olivia Danmark også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Det tidsrum vi behandler dine persondata
Olivia Danmark har retningslinjer for, hvor længe vi opbevarer de forskellige typer af personoplysninger alt efter kategorier, formålet med behandlingen og eventuelle lovkrav. Personoplysninger bliver ikke opbevaret længere end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det mål, som var forudsætningen for indsamlingen af dem.
Visse personoplysninger bliver også slettet umiddelbart efter indhentelse – eksempelvis kopi af pas og børne- og straffeattester.
Vi er i nogle tilfælde også forpligtede til at opbevare dine personoplysninger i henhold til gældende lovgivning. Eksempelvis er det et krav at vi lever op til skattelovgivningen ift. dine lønoplysninger, der påkræver 5 års opbevaring. Der kan også være tilfælde hvor overenskomstaftale eller øvrig ansættelsesret (dokumentation af forhold under ansættelsen i forbindelse med en tidligere personalesag eller en afskedigelse), påkræver andre slettefrister.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
- Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
- Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Sidste redigering fandt sted i januar 2023.