Baggrund
Da du søger job hos Olivia Danmark, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger som kan koble en person til et f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger m.v.
Ansvarlige for disse personoplysninger er:
Olivia Danmark, CVR 27983235
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Er du ikke jobansøger, men ansat i Olivia Danmark, bedes du læse privatlivspolitikken for ansatte her.
Sådan får vi dine personoplysninger
Vi får dine oplysninger primært fra dig selv. Du afleverer oplysninger til os når du søger en stilling, eksempelvis i form af kontaktoplysninger og CV.
Endvidere kan vi indhente personoplysninger om dig i form af referencer hos tidligere arbejdsgiver, såfremt du har samtykket hertil.
Har du valgt at søge en stilling hos os gennem et af de rekrutteringsbureauer, vi samarbejder med, får vi også dine oplysninger fra rekrutteringsbureauet.
Vi indhenter også selv oplysninger om dig under rekrutteringsfasen, såfremt du kommer til ansættelsessamtale hos os. Her vil der i nogle tilfælde også indsamles personoplysninger fra dig gennem en personlighedstest, der udbydes af Center for Ledelse.
Formålet med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:
- At sikre dokumentation til et rekrutteringsforløb i tilfælde af eventuelle klager om rekrutteringsprocessen, eksempelvis vedrørende diskrimination
- At evaluere og vurdere ansøgernes kompetencer til stillingen i forbindelse med rekrutteringen
Hvilke personoplysninger
Vi behandler kun personoplysninger, der er nødvendige for vores rekrutteringsproces:
- Almindelige oplysninger; Navn, kontaktoplysninger, CV, adresse og/ eller postnummer, køn, sproglige kompetencer og uddannelses/kursusbeviser af relevans for stillingen, oplysninger om kørekort (hvis det er nødvendigt i stillingen), autorisations-ID, såfremt du søger med krav om en uddannelse som SSA eller sygeplejerske og eventuelt portrætbillede eller videopræsentation.
- Følsomme oplysninger i tilfælde af, at det har betydning for ansættelsen. Dette er som udgangspunkt kun relevant, hvis du har visse skånebehov eller er ønsker et fleksjob, der medfører, at du skal ansættes på særlige vilkår.
Lovlig grundlag for behandling af almindelige personoplysninger
For at kunne behandle personoplysninger om dig, skal vi have et lovligt grundlag. Vores lovlige grundlag er i den forbindelse:
Interesseafvejning;
- Vi behandler dine personoplysninger fordi vi har en legitim interesse i at vurdere din ansøgning til en stilling hos os med henblik på ansættelse og dokumentere rekrutteringsforløbet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
- Når du langt i ansættelsesprocessen i en stilling som funktionær, vil vi også behandle dine almindelige personoplysninger som fremkommer på baggrund af en personlighedstest, jf. interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, efter vores legitime interesse i at rekruttere en kandidat, hvis kompetencer lever op til de krav, som der er til stillingen.
Samtykke;
- Hvis vi ønsker at ansætte dig, indhenter vi almindelige oplysninger om dig gennem indhentelse af reference hos din(e) tidligere eller nuværende arbejdsgiver(e), såfremt du har givet samtykke til det, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a
- Ønsker vi at opbevare din ansøgning efter stillingen af besat med henblik på at kunne tilbyde dig andre fremtidige stillinger, vil dette gøres på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a.
- Ønsker vi at dele personoplysninger om dig med den borger, som du eventuelt har søgt job hos, eller dennes nærmeste pårørende, indhenter vi dit mundtlige samtykke forud for delingen, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a.
Lovligt grundlag for behandling af personfølsomme oplysninger
Vi behandler i nogle tilfælde oplysninger, som kan betragtes som personfølsomme oplysninger, herunder oplysninger om dit helbred, som du selv giver os under rekrutteringsprocessen, og kun såfremt de er relevante for ansættelsen. Disse oplysninger behandles af os med udgangspunkt i følgende:
- Retskrav; behandlingen af dine personfølsomme data kan være nødvendige for at kunne behandle et retskrav, eksempelvis hvis du selv oplyser, at du søger et fleksjob, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
Modtager af persondata uden for EU
Olivia Danmark overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
- England (sikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 1.
Overførslen til sikre tredjelande vil ske på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 45, stk. 1, hvormed Europa Kommissionen har vurderet, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Udover grundlaget for overførslen, har Olivia Danmark også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Det tidsrum vi behandler dine persondata
Olivia Danmark har retningslinjer for, hvor længe vi opbevarer de forskellige typer af personoplysninger alt efter kategorier, formålet med behandlingen og eventuelle lovkrav. Personoplysninger bliver ikke opbevaret længere end det er nødvendigt for, at vi kan opfylde det mål, som var forudsætningen for indsamlingen af dem.
Som udgangspunkt sletter vi dine personoplysninger senest 6 måneder efter din ansøgning, og opbevaringen er nødvendig for at kunne dokumentere rekrutteringsprocessen i tilfælde af klager.
Hvis du er opskrevet i vores jobdatabaser, Olivia Universet eller Vikarportalen, vil vi udsende en notifikation til dig hver 6. måned om, hvorvidt du fortsat ønsker at være opskrevet. Takker du nej hertil, vil din profil blive slettet senest 6 måneder herefter.
Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine persondata på.
Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.
Personoplysninger der er gemte i fysiske dokumenter skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang og medarbejderne modtager løbende træning i overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
- Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
- Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette, kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Sidste redigering fandt sted i januar 2023.