Baggrund
Da du er bevilliget et kontant tilskud til ansættelse af hjælpere og borgerstyret personlig assistance efter servicelovens §§ 95 eller 96, og du har valgt at overdrage dine arbejdsgiveropgaver til Olivia Danmark, behandler vi dine personoplysninger. Personoplysninger er oplysninger, som kan koble en person til et f.eks. et navn, personnummer, kontaktoplysninger m.v.
Det er vigtigt for os, at du føler dig tryg med den måde, vi behandler personoplysninger på, og derfor stræber vi altid efter at gøre vores bedste for, at dine oplysninger er beskyttede. Vi har blandt andet udpeget en DPM (Data Protection Manager) og en DPO (Data Protection Officer), der skal sikre, at databeskyttelsesreglerne bliver overholdt, og at der bliver udarbejdet interne regler og retningslinjer.
Sådan får vi dine personoplysninger
Vi får indledningsvist oplysninger om dig fra dig selv og derefter fra myndighederne – typisk den kommune, hvorfra du er bevilliget ydelserne. Hvis du indgår aftale med Olivia Danmark om, at vi overtager arbejdsgiveransvaret, og du tidligere har anvendt en anden privat leverandør-, forening- eller en pårørende hertil, vil vi samtidig også modtage oplysninger om dig herfra under overdragelsen.
Efter ordningen er opstartet hos os, modtager vi primært dine oplysninger fra dig selv, dine eventuelt pårørende og gennem vores egne ansattes registrering af oplysninger om dig. Er der ændringer i bevillinger og lignende, får vi oplysningerne fra dig selv eller din kommune.
Databehandlerkonstruktion
Olivia Danmark agerer som databehandler for din kommune eller region i forhold til behandling af personoplysninger, som er nødvendige for at levere den ydelse, som du har retskrav på efter serviceloven. Det betyder, at driften i din ordning, der skal tilgodese din bevilling og behov, sker efter kommunens formål og ønsker til, hvorfor og hvordan behandlingen skal foregå.
På en række øvrige områder, som du kan læse om nedenfor i afsnittene om formål og lovligt grundlag, er vi dataansvarlige, og vores kontaktoplysninger er som følgende:
Olivia Danmark, CVR 27983235
Hørkær 20, 2. sal
2730 Herlev
Telefon: 8888 7171
E-mail: databeskyttelse@teamolivia.dk
Hvilke personoplysninger
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, køn, husholdningssammensætning, fritidsinteresser, fysiske forhold i bopælen, beskæftigelse/tidligere beskæftigelse, sprog, sociale forhold, Bruger-ID, vagtplaner i hjemmet, ferieplaner, mail-adresse, telefonnummer, kommune, forsikringsforhold (arbejdsskade-, erhvervsansvars-, og rejseforsikring) samt oplysninger om de økonomiske forhold i ordningen, der er reguleret af udmålingsbekendtgørelsen .
- Fortrolige personoplysninger: CPR-nummer
- Følsomme personoplysninger: Helbredsoplysninger, herunder diagnoser, hjælpemidler og behandlings/udviklingsplan - og hvis relevant også oplysninger om eventuelt misbrug - samt bevilling
Formålet med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger med formålet om:
- at kvalitetssikre og forbedre egne interne arbejdsgange for vores arbejde med omsorg og støtte i vores virksomhed eksempelvis via tilfredsundersøgelser og egenkontrol
- at kunne dokumentere vores indsats overfor din kommune eller øvrige tilsynsmyndigheder både under varetagelsen og efter afslutningen af samarbejdet
- generel personaleadministration, herunder udarbejdelse af ansættelsesretlige dokumenter, oprettelse af ikke-lovpligtige forsikringer og udførsel af lovpligtige arbejdspladsvurderinger hos de ansatte tilknyttet din ordning
- at kunne overholde vores retlige forpligtelser i forhold til fakturering efter bogføringsloven samt i forhold til forsikringer
- at drøfte et kommende samarbejde om ordningen forud for aftalen med kommunen
Lovlig grundlag for behandling af personoplysninger
For at kunne behandle personoplysninger om dig i de tilfælde, hvor vi er dataansvarlige, skal vi have et selvstændigt lovligt grundlag. Vores lovlige grundlag er i den forbindelse:
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, i henhold til vores arbejdsretlige forpligtelser efter arbejdsmiljølovgivningen
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, i henhold til vores retlige forpligtelser efter bogføringslovgivningen
- databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1.
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b om aftale
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2, litra a om samtykke
- databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f om legitim interesse
Hvem deler vi dine personoplysninger med?
Olivia Danmark deler kun dine personoplysninger med tredjeparter, hvis det er nødvendigt, og der vil altid være et gyldigt retsgrundlag herfor. Dette er følgende modtagere:
1. Offentlige myndigheder, herunder også sagsbehandleren i den kommune, du er tilknyttet
2. Eksterne samarbejdspartnere, herunder systemleverandører og APV-konsulenter
3. Medarbejderne i ordningen
4. Team Olivia Danmark (Olivia Danmarks danske moderselskab)
5. Tilsynsmyndigheder
6. Revisionsfirmaer
Modtager af persondata uden for EU
Olivia Danmark overfører i visse tilfælde dine personoplysninger til følgende tredjelande:
- USA (usikkert tredjeland)
- England (sikkert tredjeland)
Overførslen til usikre tredjelande sker på grundlag af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse - også kaldet standardkontrakter – jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 1.
Overførslen til sikre tredjelande vil ske på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 45, stk. 1, hvormed Europa Kommissionen har vurderet, at der er et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.
Udover grundlaget for overførslen, har Olivia Danmark også indgået databehandleraftaler med alle sine underleverandører, og der bliver foretaget tilsyn med overholdelsen heraf årligt.
Det tidsrum, vi behandler dine persondata
Som udgangspunkt opbevarer vi dine personoplysninger i 3 år efter din ordning hos Olivia Danmark er ophørt, medmindre vi er retligt forpligtet til at opbevare dine personoplysninger i længere tid. Det følger eksempelvis af bogføringsloven, at vi skal opbevare fakturaer i 5 år.
Sådan beskytter vi dine personoplysninger
Vi har taget forskellige tekniske og organisatoriske beskyttelsesforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig ændring, tab, ødelæggelse, deling eller andre ulovlige måder at behandle dine persondata på.
Vi skal arbejde i henhold til gældende politikker og retningslinjer og fastlægger rutiner og systemer for at kunne beskytte dine personoplysninger mod uautoriserede adgang. Vores systemer er endvidere beskyttede mod uautoriseret adgang gennem b.la. firewalls og kryptering.
Personoplysninger der er gemte i fysiske dokumenter skal opbevares i aflåste lokaler og med begrænset adgang og medarbejderne modtager løbende træning i overholdelse af databeskyttelseslovgivningen.
Dine rettigheder
Du har ifølge den Europæiske Generelle Forordning om Databeskyttelse (GDPR) en række rettigheder, som du kan læse mere om nedenfor.
Indsigt: Du har ret til – uden beregning – at få information om vores behandling af dine personoplysninger. For at sikre, at vi ikke udleverer oplysninger til andre personer end dig eller personer, der udgiver sig for at være dig, har vi en række sikkerhedsprocedurer for at identificere dig.
Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret de personoplysninger, du har afgivet til os med henblik på, at du kan transmittere dem til anden persondataansvarlig. Denne rettighed er ikke altomfattende og gælder hovedsageligt de oplysninger, du selv har afgivet.
Rettelser: Du har ret til at få fejlagtige personoplysninger om dig selv rettet.
Sletning: Du har under visse forudsætninger ret til at få slettet dine personoplysninger. Denne ret er ikke altomfattende; der kan findes omstændigheder, eksempelvis opfyldelse af retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne. For at sletning er muligt, skal følgende være opfyldt:
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige i forhold til det oprindelige formål
- Du har tilbagekaldt det samtykke, som udgjorde det lovlige grundlag for behandlingen
- Dine oplysninger har været behandlet uden lovlig grund
- Personoplysningerne er ikke længere nødvendige for at opfylde gældende lovkrav eller andre retslige krav
Tilbagekaldelse af samtykke: I fald at behandlingen hviler på et samtykke, har du altid ret til at tilbagekalde dit samtykke ved at kontakte os.
Indsigelse: Du har til enhver tid ret til – af grunde, der vedrørende din særlige situation – at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling af dine almindelige personoplysninger, hvis behandlingen hviler på en interesseafvejning. Efter modtagelsen vil vi konkret vurdere, hvorvidt behandlingen fortsat er nødvendig og give dig begrundet information om, hvorvidt vi kan imødekomme din anmodning.
Begrænsning: Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses, såfremt du ønsker begrænset anvendelse af oplysninger, finder at personoplysningerne er ukorrekte, eller mens vi behandler din anmodning om indsigelse. Hvis vi konkret vurderer, at du har ret til begrænsning, behandler vi fremover kun dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at et retskrav til fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Såfremt du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningen, skal du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Mere information
Vil du vide mere om databeskyttelse og vores arbejde på dette kan du kontakte databeskyttelse@teamolivia.dk.
Du kan finde mere information om databeskyttelsesreglerne på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Sidste redigering fandt sted i april 2023.